第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、公益社団法人鹿児島県シルバー人材センター連合会(以下「連合会」という。)における個人情報の適正な取扱いに関する基本事項を定めることにより、連合会の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。


(用語の定義)

第2条 この規程において用いる用語の定義は、次のとおりとする。

(1) 個人情報

生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

(2) 個人情報データベース等

個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの、その他個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものをいう。

(3) 個人データ

個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(4) 保有個人データ

連合会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。

ただし、次に掲げるものを除く。

  • ア 個人データの存否が明らかになることにより公益その他の利害が害されるものとして個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)第3条で定めるもの
  • イ 6か月以内に消去することとなるもの

(5) 本人

個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(基本理念)

第3条 個人情報は、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、その適正な取扱いを図るものとする。


第2章 個人情報

(利用目的の特定)

第4条 個人情報を取り扱うに当たっては、定款の定める業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定するものとする。

2 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならないものとする。

(利用目的による制限)

第5条 個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、取り扱ってはならないものとする。

2 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しないものとする。

  • (1) 法令に基づく場合
  • (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • (3) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(適正な取得)

第6条 個人情報は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならないものとする。

2 次に掲げる個人情報は、取得してはならないものとする。

  • (1) 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
  • (2) 思想及び信条
  • (3) 労働組合への加入状況

(取得に際しての利用目的の通知等)

第7条 個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、本人から直接書面(電子的方式等、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3 利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しないものとする。

  • (1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • (2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより連合会の権利利益又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • (3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  • (4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第3章 個人データ

(正確性の確保)

第8条 個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。

(廃棄等)

第9条 個人データが、不要となった場合には、第21条第1項に規定する個人情報保護管理責任者の指示に従い、当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により、当該個人データの消去又は廃棄を行うものとする。

(安全管理)

第10条 個人データは、漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を次により講じるものとする。

  • (1) 個人データにアクセス(個人データに接する行為で閲覧も含む。)できる職員の取り決めなどのアクセス制御及びアクセス権限の適正な管理
  • (2) 個人データの取扱状況が確認できる台帳等の整備及び点検
  • (3) 外部からの不正アクセス(不正プログラムの侵入を含む。)の防止
  • (4) 個人データの盗難又は紛失の防止
  • (5) その他必要な措置

(委託に伴う措置)

第11条 個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な措置を行うものとする。

(提供の制限)

第12条 個人データは、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならないものとする。ただし、次に掲げる場合を除く。

  • (1) 法令に基づく場合
  • (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • (3) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

2 前項に定めるもののほか、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合、その他第三者提供に関する場合は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第23条第2項から第5項の定めるところによるものとする。


第4章 保有個人データ

(保有個人データに関する事項の周知等)

第13条 保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くものとする。

  • (1) 保有個人データを取り扱う連合会の名称
  • (2) すべての保有個人データの利用目的(第7条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。)
  • (3) 保有個人データの利用目的の通知の求めに係る手続及びその手数料
  • (4) 保有個人データの開示等の求めに係る手続及びその手数料
  • (5) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

2 本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

  • (1) 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
  • (2) 第7条第4項第1号から第3号までに該当する場合

3 前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

(開示)

第14条 本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。)を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

  • (1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • (2) 連合会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • (3) 他の法令に違反することとなる場合

2 前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

3 他の法令の規定により、本人に対し第1項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しないものとする。

4 開示は、書面の交付、又は開示の求めを行った者の同意のもとでの閲覧等による方法とするものとする。

(訂正等)

第15条 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。

2 前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するものとする。

(利用停止等、第三者への提供の停止)

第16条 本人から、当該本人が識別される保有個人データが第5条の規定に反して取り扱われているという理由又は第6条の規定に反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、その是正をするために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

2 本人から、当該本人が識別される保有個人データが第12条第1項の規定に反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

3 第1項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

(理由の説明)

第17条 第13条第3項、第14条第2項、第15条第2項又は前条第3項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。

(開示等の求めに応じる手続)

第18条 第13条第2項、第14条第1項、第15条第1項又は第16条第1項若しくは第2項の規定による求め(以下「開示等の求め」という。)を受ける場合には、当該開示等の求めを行おうとする者(以下「開示等請求者」という。)に対し、次の事項を記載した書面の提出を求めることができる。

  • (1) 開示等請求者の氏名及び住所
  • (2) 開示等請求の趣旨及び理由
  • (3) 開示等請求をしようとする保有個人データを特定するに足りる事項
  • (4) 前3号に掲げるもののほか、連合会が定める事項

2 開示等の求めは、本人のほか、未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人によって行うことができる。

3 第1項の場合において、連合会は、開示等請求者に対して、当該開示等請求に係る保有個人データの本人であること(前項の規定による開示等請求にあっては、開示等請求に係る保有個人データの本人の代理人であること)を示す書類の提示、又は提出を求めることができる。

(手数料)

第19条 本人から、第13条第2項の規定による利用目的の通知又は第14条第1項の規定による開示を求められたときは、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、当該事務の実施に関し、手数料を徴収することができる。


第5章 体制等

(苦情の処理)

第20条 連合会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理を行うため、次条に規定する個人情報保護管理責任者等を苦情処理担当者として指名し、その処理に当たるものとする。

2 前項の実施に当たり、相談窓口の設置、苦情処理の手順の定め、記録台帳の作成・保存等必要な体制の整備に努めるものとする。

(個人情報保護管理責任者等)

第21条 連合会は、個人情報の適正な取扱いに関する事務を総括する者として、個人情報保護管理責任者を置くものとする。個人情報保護管理責任者は、事務局長とする。

2 事務局長は、職員のうちから担当者を指名し、この規程により処理することとされた個人情報の適正な取扱いに関する事務を行わせることができる。

(啓発・研修)

第22条 連合会は、役職員及び会員に対し、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。

(規程の改廃)

第23条 この規程の改廃は、理事会において決定するものとする。

(委任)

第24条 この規程に定めるもののほか、個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項は、会長が別に定めるものとする。


附則

この規程は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律第106条第1項に定める公益法人の設立の登記の日から施行する。